Een “gezonde en fitte” begraafplaats.

Een gezonde  en fitte begraafplaats, lees: Een begraafplaats die administratief en buiten op de begraafplaats zo is onderhouden dat er een minimum aan verlies plaats vind.

Dit verlies kan plaatsvinden door een onpraktische indeling van de begraafplaats, geen adequaat ruimingsbeleid. Of een slecht uitgevoerde graf administratie en registratie. Het ontbreken van rechthebbenden en of laksheid in aanschrijvingen en het niet volgen van procedures.

In mijn vorige blog heb ik uiteengezet hoe belangrijk het is om een goed gezonde administratie te hebben.

In deze blog het belang van een goed team, zowel binnen als buiten.

Los van alle formulieren is het zeer belangrijk dat de medewerker van de administratie en de financiële medewerker goed op elkaar zijn ingespeeld. Een goede protocol, kan hier bij helpen, wie doet wat en wanneer.

Daarnaast is het zeer belangrijk dat er een goede band is tussen de “binnendienst”en de “buitendienst”. Je bent elkaars verlenging, je versterkt elkaar bij het gezond houden van de begraafplaats.

Om een voorbeeld te geven: Een telefoontje van de administratie, met het verzoek om bij graf X een kenmerk te plaatsen, middels een bordje of een paaltje, als dit graf weer is vrijgegeven en/of dat hier afstand van is gedaan. De administratie moet er vanuit kunnen gaan dat hier door de buiten dienst gehoor aan wordt gegeven. Je moet op elkaar kunnen rekenen.

Het bewuste bordje bij het graf

Andersom het zelfde. Constateerd de buitendienst een gebrek aan onderhoud van een monument dan moet dit aan de administratie door worden gegeven en aktie op ondernomen worden d.m.v. een brief naar de rechthebbende.

In veel gemeentes en ook bij kerkelijke begraafplaatsen is de afstand tussen administratie (binnendienst) zowel fysiek als mentaal op grote afstand van de begraafplaats en haar buitendienst. Deze afstand is niet bevordelijk voor een goede samenwerking. Voor de binnendienst is het erg lastig om enige affiniteit met de begraafplaats te krijgen en andersom zal een buitendienst in het algemeen weinig voorstelling hebben waar het gaat om de administratieve processen.

Het is van groot belang dat, omwille van een gezonde bedrijfsvoering  van de begraafplaats, hier goed naar wordt gekeken.

Een paar kleine stappen in de goede richting zijn:

-Inplannen van werkoverleggen met beide partijen, of kom bij elkaar op de afdeling om eens te sparren hoe er beter met elkaar kan worden gecommuniceerd.

-Buitendienst geef eens een rondleiding op de begraafplaats aan de binnendienst en leg uit waar jullie tegen aan lopen.

-Zijn er technisch verbeteringen mogelijk.

Er is nog genoeg te doen om onze begraafplaatsen gezond en fit te maken en te houden.

Een “gezonde en fitte” begraafplaats.

Een gezonde  en fitte begraafplaats, lees: een begraafplaats die administratief en buiten op de begraafplaats zo is onderhouden dat er een minimum aan verlies plaats vindt.

Dit verlies kan plaatsvinden door een onpraktische  indeling van de begraafplaats, geen adequaat ruimingsbeleid, of een slecht uitgevoerde grafadministratie en- registratie, het ontbreken van rechthebbenden en/of laksheid in aanschrijvingen en het niet volgen van procedures.

                     

                                       

Een gezonde en fitte begraafplaats begint met een goed opgezet begraafplaats- administratiesysteem, om deze te voeden begin je als eerste met een goed formulieren bestand.

Een goed formulieren bestand is de fundatie onder elke begraafplaatsadministratie, daar mee kan veel onduidelijkheid voorkomen worden.

Een paar voorbeelden van formulieren die niet mogen ontbreken:

·         Begrafenisbevestigingsformulier,

·         Overschrijving rechthebbende,

·         Machtiging openen graf,

·         Verlenging grafrecht,

·         Grafakte

·         Vergunning plaatsen grafmonument,

·         Verzoek tot opgraving herbegraving,

·         Afstandsverklaring grafrecht.

Een aantal formulieren kunnen worden samengevoegd.

Neem alleen al het ‘Begrafenisbevestigingsformulier’, het formulier voor het bevestigen van een begrafenis of een bijzetting in een graf. Dit formulier bevat alle gegevens van de opdrachtgever (toekomstig rechthebbende) de overledene, de begrafenisondernemer,  de begraafplaats, het soort graf,het grafnummer etc. etc.

Natuurlijk kan iemand begraven worden in het graf waar zij of hij rechthebbende van was, echter is het zeer verstandig en ook over het algemeen verplicht,via de gemeentelijke verordening of het reglement van de houder van de begraafplaats, voor de teraardebestelling een nieuwe rechthebbende te hebben voor dit graf. Er moet een nieuwe verantwoordelijke zijn voor dit graf. Er moet bijvoorbeeld, als het gaat om een bijzetting, opdracht gegeven worden voor het delven van het graf en het verwijderen van het grafmonument.

Voor houders van begraafplaatsen, zowel gemeentelijke als bijzondere begraafplaatsen,  is een gezonde  en fitte begraafplaats van groot belang. Hoe gezonder de begraafplaats des te beter is de kans op een goede marktpositie.

Heeft u als lezer nu vragen en/of opmerkingen of heeft u iets toe te voegen, schroom dan niet om contact met mij op te nemen via adviesbegraafplaatsbeheer@gmail.com

Begraafplaatsen beheren of exploiteren

Voor veel houders van begraafplaatsen, is het moeilijk om zich te onderscheiden in de markt.

Dit geldt voor zowel de gemeentelijke, de kerkelijke  en particuliere houders van begraafplaatsen.

Van oudsher is de begraafplaats in het leven geroepen als een voorziening ten bate van de burgers en leden van de kerk. Later zijn particuliere partijen ook begraafplaatsen gaan aanleggen, deze hebben vanaf het begin al een commercieel karakter. Het is dan ook niet verwonderlijk dat deze laatste partij iets minder moeite heeft om het hoofd boven water te houden.

Ik roep bij deze de houders van de gemeentelijke en kerkelijke begraafplaatsen op om;

Te kijken wat de mogelijkheden zijn binnen hun organisaties om de stap te zetten van beheren van hun begraafplaatsen naar het exploiteren van de begraafplaatsen. Dit lijkt op vloeken in de kerk, maar voor alle partijen zou het beter zijn. De houders van begraafplaatsen genereren meer inkomsten en de gebruikers krijgen meer waar voor hun geld.

Om een aanzet te geven, raadt ik de houders van begraafplaatsen aan om hun begraafplaatsen eens goed onder de loep te nemen. Zet eens wat feiten op een rijtje.
Bijvoorbeeld:
Hoe groot is mijn begraafplaats,
Hoeveel begravingen vinden er plaats,
Wat zijn de kosten,
Wat zijn de inkomsten
Waar zitten de meeste inkomsten en waarom
idem, waar zitten de minste inkomsten en waarom.
Kortom, krijg inzicht in  de bedrijfsvoering.

wordt vervolgt

Begraafplaats beheer een taak voor de gemeenten?

Begraafplaatsbeheer voor gemeentes?

Nu de gemeentes behoorlijk moeten bezuinigen, kun je de vraag stellen of het nog wel verantwoord is dat lokale overheden de taak van het begraafplaatsbeheer nog uitvoeren.

Zou de markt niet veel economischer werken  dan een gemeente?

Tenslotte kun je als je deze markt een beetje kent al snel tot de conclusie komen dat particuliere houders van begraafplaatsen, wel tot een evenwichtige kosten en baten balans kunnen komen.

Thema: Outsourcing Begraafplaatsbeheer

Het lijkt erop dat gemeentelijke houders van begraafplaatsen, denken dat door zoveel mogelijk te bezuinigen op de begraafplaatsen het probleem vanzelf oplost.

Daarbij vergeten ze gemakshalve dat de formule van een goedlopend bedrijf afhankelijk is van : positieve bekendheid, investeringen, service, dienstverlening, klantvriendelijkheid en boven al blijk geven van zorg voor de klant, zorg voor het ‘product’. Als u wilt dat men op uw begraafplaats begraven wil worden,(inkomsten voor de begraafplaats) moet de begraafplaats uitstralen dat er met zorg en piëteit gewerkt wordt.

Helaas kom ik in den lande veel gemeentelijke begraafplaatshouders tegen die de begraafplaats meer zien als een last dan een lust. Ik mis de affiniteit bij veel bestuurders die de begraafplaats in hun portefeuille hebben. Dit zou toch anders moeten.

Heel veel begraafplaatsen zijn echte pareltjes, die het waard zijn om behouden te blijven.

Teveel begraafplaatsen verkeren in erbarmelijke staat van onderhoud, er wordt zwaar gekort op personeel en onderhoud. Door deze ingrepen zullen de begraafplaatsen alleen maar duurder worden.

Als dan blijkt dat de zorg voor de begraafplaatsen te groot wordt of de kosten te hoog, grijpt men naar noodmaatregelen die over het algemeen veel duurder uitvallen dan een goed regulier beheer.

Een aantal suggesties die er voor zorgen dat uw begraafplaats weer een plek verdient midden in de gemeenschap;

·         Zorg voor meer bekendheid, zowel intern als extern, organiseer open dagen, rondleidingen etc.

·         Zorg als  gemeentelijke houders van begraafplaatsen, dat uw begraafplaats(en) er tip top bijliggen en zoals ik hierboven al memoreerde, dat de begraafplaats uitstraalt dat er met zorg en piëteit gewerkt wordt.

·         Zorg dat de administratie van de begraafplaats op orde is.

·         Zorg dat de rechthebbenden van de graven bekend zijn ook van de hele oude graven, of onderneem actie om deze rechthebbende te traceren dan wel om de graven op te ruimen zodat er weer gelegenheid gegeven kan worden tot begraven.

·         Zorg dat de graven waar geen rechten meer op rusten, worden geruimd. Dit om precedent vorming te voorkomen.

·         Zorg voor voldoende keuzemogelijkheden van soorten graven.

·         Zorg voor een vaste bezetting op de begraafplaats, om bezoekers de juiste service te verlenen.

Als dit niet tot de mogelijkheden behoord is het wellicht een goede keuze om dit specialistische werk over te laten aan de markt.

Samenvatting.

Kortom, bent u niet in staat, om welke reden dan ook, uw begraafplaats op een goede manier te beheren(exploiteren) overweeg dan serieus uw begraafplaats over te dragen aan de specialistische bedrijven die hiervoor zijn. Het is geen schande als je als gemeente, deze expertise niet in huis hebt, maar wees bewust van het feit dat er veel leed wordt veroorzaakt door onvakkundig handelen.

Het volgen van de markt

Adviesbureau Begraafplaats Beheer 0645653322

Het volgen van de markt.

Beste lezer, vandaag de tijd gevonden om mijn belofte na te komen. Niet omdat het een opgaaf is maar meer om de juiste sfeer te kunnen neer zetten.

Elk zichzelf respecterend bedrijf, zal zijn best doen om met zijn bedrijf de markt te volgen.

Dat wil zeggen: de markt in de gaten houden, wat speelt er, zijn er veranderingen in aantocht, moet ik mijn eigen strategie aanpassen etc.., etc..

Voor de houders van begraafplaatsen geldt dit natuurlijk ook, ware het niet dat dit een bijzondere markt is. Een en ander ligt heel gevoelig, men heeft met de gevoelens van familie’s en nabestaanden rekening te houden.

Toch durf ik de stelling te verdedigen dat het ten gunste is van deze mensen die hun of haar geliefde hebben verloren, om de markt wel te volgen. Sterker nog om voorop te lopen met innovaties, wat betreft de begraafmarkt.

Een paar feiten op een rijtje:

•      Het cremeren neemt toe het begraven neemt af.
•     Veel begraafplaatsen zijn niet geëquipeerd op de toekomst.
•     Op veel begraafplaatsen waar een goed ruimingsbeleid wordt gevoerd zijn lege ruimtes  ontstaan op de begraafplaats die drukken op de begroting.
•     Er worden hogere eisen gesteld, de klant verlangt meer.
•     Door onttrekking van medewerkers aan de begraafplaats, is er minder service en  dienstverlening op de begraafplaats.

De gevolgen:

De toename van de crematies zijn niet de enige bedreiging van de begraafplaats, ook de versobering van het onderhoud op de begraafplaats en de hogere kosten, doen de mensen hun keuze bijstellen.

Door het achter de feiten aan te blijven lopen zullen de problemen alleen maar groter worden en zal de klant naar andere mogelijkheden zoeken om hun overleden dierbare te gedenken.

Ook als ondernemer moet ik de markt volgen om in contact te komen met mijn opdrachtgevers, dit doe ik onder andere door deze blog/nieuwsbrief te schrijven. Maar ook door trainingen te geven op mijn vakgebied. Op dit moment geef ik training “grafdelver”en “Beheerder Begraafplaatsen bij het opleidinginstituut AAB Training en Opleiding.

Een leuke manier om mijn kennis door te geven en wellicht nieuwe opdrachtgevers krijgen, die vragen hebben over, service en dienstverlening of exploitatie van hun begraafplaats.